Để giữ cho văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và không có mùi khó chịu thì chắc hẳn bạn sẽ cần đến sự giúp đỡ của tạp vụ văn phòng chuyên nghiệp. Cùng đọc bài viết sau đây để tìm hiểu thêm về tạp vụ văn phòng là gì? Những nhiệm vụ chính cũng như các yêu cầu về trình độ, kỹ năng làm việc của một tạp vụ văn phòng tiêu chuẩn.
Tạp vụ văn phòng là gì?
Nội dung
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp và các cơ sở kinh doanh đều cần đến dịch vụ tạp vụ văn phòng để chăm sóc cho không gian làm việc một cách tốt nhất. Vậy tạp vụ văn phòng là gì?
Tạp vụ văn phòng, hay lao công, là người được thuê để thực hiện các công việc vệ sinh hằng ngày nhằm mục đích tạo môi trường làm việc trong lành và sạch sẽ cho khu vực được yêu cầu.
Bằng cách thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh nhất quán, tạp vụ văn phòng cần đảm bảo cho nội thất và ngoại thất của tòa nhà luôn sạch đẹp, gọn gàng. Điều này sẽ góp phần nâng cao giá trị thẩm mỹ cho doanh nghiệp, giúp tạo ấn tượng tốt khi đón tiếp du khách, khách hàng hay đối tác kinh doanh. Quan trọng hơn, một không gian văn phòng an toàn sẽ bảo vệ sức khỏe của mọi người, giảm số ngày nghỉ ốm và tăng năng suất làm việc.
Khi thuê tạp vụ văn phòng, các công ty sẽ được tư vấn để chọn gói dịch vụ hợp với quy mô, ngân sách và khối lượng công việc, v.v. Tần suất dọn vệ sinh thường là hàng ngày, hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Lịch trình và các công việc cụ thể sẽ được phía công ty sắp xếp và giao lại cho tạp vụ văn phòng để đảm bảo hiệu quả đạt được như mong muốn.
Nhiệm vụ của tạp vụ văn phòng bao gồm những gì?
Với tư cách là tạp vụ văn phòng, nhân viên vệ sinh sẽ sử dụng các loại dụng cụ và hóa chất tẩy rửa cần thiết để làm sạch khu vực được giao theo một quy trình tiêu chuẩn. Các dụng cụ vệ sinh đơn giản có thể bao gồm: chổi, cây lau, xô, miếng xốp, khăn khô, v.v. Đối với một số dịch vụ làm sạch chuyên sâu và khử trùng, có thể sử dụng máy chà sàn, máy hút bụi chân không, máy giặt hơi nước nóng, v.v.
Các nhiệm vụ chính của tạp vụ văn phòng là:
- Quét và lau sàn
- Thu gom rác và đổ thùng rác
- Hút bụi cho thảm trải sàn
- Làm sạch cửa kính và gương
- Lau bụi cho đồ đạc, thiết bị trong phòng
- Dọn dẹp và xịt khử mùi nhà vệ sinh
- Bổ sung một số vật tư theo yêu cầu như giấy vệ sinh, nước rửa tay, v.v
- Khử trùng các vật dụng thường xuyên tiếp xúc
- Thực hiện các công việc vệ sinh và bảo dưỡng cần thiết khác để văn phòng sạch sẽ và không có mùi hôi
Các công việc chính mà tạp vụ vệ sinh cần làm
Phạm vi mà tạp vụ vệ sinh cần dọn dẹp và làm sạch có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Thông thường sẽ có các khu vực như sảnh chính để tiếp khách, quầy lễ tân, phòng nghỉ của nhân viên, phòng trà nước, căn-tin, phòng máy tính, phòng họp, hành lang, thang máy, v.v. Các công việc sẽ bao gồm hút bụi, lau chùi, đánh bóng, làm vệ sinh và loại bỏ rác thải.
Cụ thể:
- Làm sạch các khu vực được chỉ định bên trong văn phòng bao gồm sàn nhà, thảm, trần nhà, lối ra vào và tường
- Lau chùi và khử trùng các vật dụng thường dùng như bàn làm việc, tay nắm cửa, máy tính, điện thoại và tất cả các đồ đạc khác trong văn phòng
- Làm sạch cửa kính, cửa gương và cửa ra vào bằng chất tẩy rửa thích hợp
- Bổ sung giấy vệ sinh để đảm bảo luôn có sẵn
- Duy trì đầy đủ vật dụng và hoá chất cần thiết cho quá trình làm sạch
- Bảo quản dụng cụ vệ sinh đúng quy định
- Thay bộ lọc không khí và bảo trì hệ thống thông gió
- Thu gom rác và thay túi rác mới khi đầy
- Báo cáo với ban quản lý trong trường hợp cần thay thế hoặc sửa chữa lớn hơn
Yêu cầu về kỹ năng và trình độ của tạp vụ văn phòng
Người tạp vụ văn phòng cần đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng và trình độ nhất định để hỗ trợ trong quá trình làm việc, bao gồm:
Khả năng quản lý thời gian hiệu quả
Tạp vụ văn phòng cần bắt đầu công việc đúng giờ và hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong khoảng thời gian yêu cầu.
Kỹ năng tổ chức tốt
Tạp vụ văn phòng có thể làm việc độc lập hoặc theo nhóm, vì vậy, cần phải có kỹ năng tổ chức tốt công việc. Chủ động sắp xếp lịch trình cụ thể, phân chia thời gian làm việc hợp lý để đảm bảo tiến độ công việc.
Có kiến thức về các sản phẩm tẩy rửa khác nhau và khi nào sử dụng chúng
Khi vệ sinh văn phòng, người tạp vụ có thể phải dùng nhiều loại chất tẩy rửa khác nhau để loại bỏ bụi bẩn, nấm mốc, vết ố hay dùng để đánh bóng. Mỗi loại sẽ có công dụng và cách dùng khác nhau, vì vậy, nhân viên tạp vụ cần phải nhận biết và áp dụng đúng sản phẩm tẩy rửa để đảm bảo hiệu quả làm sạch tốt nhất.
Kiến thức về các hướng dẫn an toàn khi làm việc với chất tẩy rửa hóa học
Sản phẩm tẩy rửa là các chất hóa học, nếu không được xử lý đúng cách có thể gây nguy hiểm cho người sử dụng. Nhân viên tạp vụ cần mang đồ bảo hộ đúng quy định, đọc kỹ các nhãn cảnh báo và tuân theo các hướng dẫn dán trên sản phẩm khi dùng chất tẩy rửa hoá học. Đảm bảo loại bỏ hết xà phòng dư trên bề mặt đồ đạc sau khi tẩy rửa. Bảo quản chất tẩy rửa ở nơi thoáng mát và riêng biệt.
Khả năng nâng và di chuyển ít nhất 10kg
Do đặc tính công việc cần hoạt động liên tục như đi, đứng, cúi người, di chuyển đồ đác, v.v trong hầu hết thời gian làm việc nên đòi hỏi tạp vụ văn phòng phải là người có sức khoẻ tốt, ổn định. Yêu cầu thể chất tối thiểu đối với nhân viên tạp vụ thường là đáp ứng khả năng nâng và di chuyển trọng lượng ít nhất 10 kg.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Khả năng ứng xử và giao tiếp hiệu quả là một trong những yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng tạp vụ văn phòng. Khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, nhân viên tạp vụ thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều người như nhân viên văn phòng, ban quản lý hay đối tác làm ăn của doanh nghiệp. Vì vậy, cần cư xử đúng mực, chú trọng lời nói, hoà đồng và biết lắng nghe các ý kiến đóng góp để hoàn thành công việc tốt hơn.
Khả năng làm sạch và khử trùng các bề mặt khác nhau
Sàn nhà, thảm, bàn ghế, bồn rửa mặt, v.v đều là các bề mặt có đặc tính khác nhau, vì vậy, cần sử dụng các phương pháp làm sạch và khử trùng chuyên dụng cho từng bề mặt. Nhân viên tạp vụ phải nắm vững kiến thức khi lựa chọn và áp dụng từng phương pháp để đảm bảo hiệu quả làm sạch cũng như tránh gây hư hỏng nội thất của văn phòng.
Yêu cầu kinh nghiệm của nhân viên tạp vụ văn phòng
Yêu cầu kinh nghiệm đối với ứng viên tạp vụ văn phòng có thể khác nhau tùy theo vai trò, nhà tuyển dụng và lĩnh vực, chẳng hạn như:
- Những nhân viên vệ sinh đảm nhận nhiệm vụ bảo trì hoặc sửa chữa các thiết bị thường cần ít nhất một năm kinh nghiệm
- Những nhân viên vệ sinh được phân công làm việc trong các ngành nghề liên quan đến hoá chất có thể cần đến vài năm kinh nghiệm
- Các nhân viên vệ sinh thông thường thì thường không yêu cầu kinh nghiệm
Trên đây là những thông tin cần thiết giúp mọi người giải đáp thắc mắc tạp vụ văn phòng là gì? cũng như các tiêu chuẩn cần thiết về trình độ và kỹ năng cần mà một tạp vụ văn phòng cần đáp ứng được. Đảm bảo môi trường làm việc được vệ sinh kỹ lưỡng có tác động tích cực đến sức khỏe và tinh thần của mọi người, đồng thời cũng góp phần tạo ấn tượng tốt với khách hàng khi đến doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty cung cấp tạp vụ văn phòng tại Đà Nẵng uy tín thì hãy liên hệ với HOANMYHYG ngay hôm nay theo số 0932.969.910 để được chúng tôi tư vấn cụ thể hơn.
